Hoher Aufwand bei manueller Rechnungserfassung

Die Rottenmanner Siedlungsgenossenschaft verarbeitet pro Jahr circa 40.000 Rechnungen, davon sind 50-60 % von Energielieferanten und Gemeindevorschreibungen. Das Einlesen von Rechnungen per Menschenhand ist fehleranfällig und zeitaufwändig.

Gerade bei sich wiederholenden Rechnungen von Energielieferanten und quartalsmäßigen Gemeindevorschreibungen steht der Zeitaufwand der manuellen Eingabe oft nicht in Relation zum oft ungenauen Output. Der Einlese- und Kontrollaufwand ist enorm, die Fehleranfälligkeit hoch.

„Was vorher mehrere Tage, Personen und Abteilungen beansprucht hat, ist nunmehr ein Zeitaufwand von zwanzig Minuten.“

Kerstin Spannring
Prozessmanagement, Rottenmanner Siedlungsgenossenschaft

Vorteile bei XML-Import

Durch die neue Schnittstelle der WoWis konnte der Aufwand um ein Vielfaches reduziert werden und die Fehleranfälligkeit auf nahezu null eingeschränkt werden.

  • Enorme Zeitersparnis
  • Freiwerden von Personalressourcen
  • Absolute Fehlervermeidung
  • Schnelles Einlesen einer riesigen Masse an Rechnungen
  • Gleichzeitiges Einlesen, Abspeichern als Pdf, Ablegen und Buchen
  • Direkte Buchungen aus den Daten erzeugen
  • Geldfluss abbildbar in der Buchhaltung
  • Buchung erfolgt direkt über das System
  • Verarbeitung läuft automatisch
  • Teilzahlungen werden gleich zum Beleg dazugegeben
  • Anpassungen ohne Programmieraufwand möglich
  • Eigentümer und Mieter erhalten Rechnungsdokument
  • Rechnungen mit dem Objekt verknüpft

„Unsere Lösung: Aus XML-Daten direkt Buchungen erzeugen. Die Komplexität hat abgenommen - mit weniger Zeilen Code kann so mehr erreicht werden.“

DI Volker Gärtner
WoWis Geschäftsführer

Das WoWis Softwaremodul ist einsetzbar für Energielieferanten (Strom, Gas) sowie Gemeinden und Magistrat ((Ab-)Wasser & Kanal, Müll, Grundsteuer).

Voraussetzungen

  • WoWis-Kunde
  • Installation eines Zusatzmodules
  • SEPA-Abbucher vom Kunden genehmigt
  • Codierung von Kostenstellen
  • Programm und Schablonen anlegen

Je nach Gemeinde und verwendeten Systemen können unterschiedliche Voraussetzungen notwendig sein.